Каждое предприятие учитывает расход топливо по-своему. Некоторые ограничиваются учетом расхода топлива используя данные своих заправочных станций.
Других вполне устраивают чеки от сети заправочных пунктов. Если заправка идет на предприятии, то не нужно выдавать деньги на топливо, которое напрямую попадает в бензобак. Но контролировать куда же ушло топливо при определенном пробеге все же нужно. Сложнее вести учет через чужие заправочные станции. Тут сложнее контролировать деньги, которые уйдут действительно на топливо. Иногда до 60% выданных денежных средств уйдет в карман водителя.
При каждом варианте нужно строго вести контроль расхода топлива. Это делается простым расчетом: пройденный путь нужно умножить на допустимую норму расхода. Но не всегда можно точно определить пройденный путь, а значит четко рассчитать нужное количество топлива. Остается только верить на слово водителю, что выливается для предприятия значительной утечкой на сторону топлива и денег. Но если есть возможность вести учет в реальном времени, то есть фиксировать пройденное расстояние и затраченный на него бензин, то можно сэкономить до 40% средств на топливе.
И проблема не только в том, что топливо могут сливать и продавать на сторону. Часть его может уходить на «левые» рейсы, используя при этом не только само топливо, но и ресурсы транспортного средства. Схема хищений за десятилетия не поменялась.
Для контроля за транспортом сейчас можно использовать систему GPS, которая может четко фиксировать расход топлива для каждого автомобиля автопарка. Важно то, что подделать данные системы GPS невозможно, а значит они всегда будут правдивыми. При этой системе даже нельзя тайно слить топливо при движении машины (наши умельцы могут и такое). Если это происходит, то сразу видно, что на определенном участке топливо стало уменьшаться в два-три раза быстрее, чем на других.